Sex principer att lära från människans immunsystem

Sep 23, 2016

Hur kommer det sig att vissa företag har en lång livslängd och med bärkraftiga idéer, medan andra företag läggs ner eller köps upp inom fem år? Sannolikheten för att ett företag är borta inom fem år är i genomsnitt 32 procent, vilket betyder att det är vart tredje företag. Livslängden på ett genomsnittligt nordamerikanskt företag är 30 år, vilket är mindre än hälften av livslängden som en anställd kan förvänta sig att leva.

Martin Reeves, strategikonsult på BCG, fick en fråga från en VD på ett globalt högteknologiskt företag: ”Vad måste vi göra för att säkerställa att vårt företag finns kvar om 100 år?”. Den frågan föranledde Martin att vända sig till naturen, amatörbiolog som han är. Han utforskade mängder av biologiska system och undersökte vad som gör dessa system motståndskraftiga och bestående.

Han fann att det fanns sex principer hos biologiskt bestående system, som även finns i vårt immunsystem. Dessa sex principer var även karakteristiska hos långlivade sociala system, som i det romerska riket och hos den katolska kyrkan. Han noterade även att de saknades i de kortlivade systemen.

De sex principerna är:

Smart överskott – mängder av kopior av varje komponent som finns där innan de egentligen behövs för att skapa en buffert mot det oväntade

Mångfald – tillsammans klarar denna mängd av komponenter av i stort sett alla situationer som dyker upp

Modulärt – komponenterna är utbytbara och förnybara, om en del fallerar kan en annan del ta över, vilket skapar ett i stort sett idiotsäkert system

Anpassning – utvecklar funktioner mot hot den aldrig tidigare stött på

Försiktighet – detekterar och reagerar mot varje litet hot, och kommer dessutom ihåg varje tidigare hot ifall det återkommer

Inbäddat – fungerar som del av ett större system och verkar i total harmoni med detta större system för att skapa en överlägsenhet mot externa hot

Martin Reeves har undersökt ett antal företag och sett att de som är mest livskraftiga bär flera av ovan nämnda egenskaper och arbetar utefter dessa. Detta till skillnad från företag som har det mekaniska synsättet: mål – analysera problem – skapar och följer planer, därutöver betonar den mekaniska modellen effektivitet och kortsiktiga resultat.

Han menar på att detta var en fungerande modell fram till mitten av 1980-talet sen var det kombinationen av globalisering, teknisk revolution inom teknik och kommunikation som gjorde affärer långt mer rörliga och oförutsägbara.

Varje företag är en del av det globala nätverket, vilket gör att varje företag per default är inbäddat i den globala ekonomin och måste vara vaksamma på varje hot som kan tänkas komma utifrån. Det gör att varje företag redan lever under en av de sex principerna. Överlevnadskraften faller därför tillbaka på hur duktigt företaget är på att använda sig av de kvarvarande fem i förhållande till sin omgivning.

I de exempel Martin anger; Kodak, Fujifilm, Essilor och Kongō Gumi. Fuji och Essilor är de två starkaste företagen idag (Kongō Gumi köptes upp av ett större byggföretag, efter att ha existerat i  1428 år) och det de har gemensamt är anpassning till den rådande omvärlden samt användandet av försiktighetsprincipen.

Han tar även upp Toyota, som genom sitt modularitetstänkande, klarade en brand hos en av sina underleverantörer som orsakade ett stopp i Toyotas produktion under fem dagar.

Tidigare var det disruptive techonology som var det stora buzzwordet, idag är det digital transformation. Båda är förändringar hur företag hanterar sina erbjudanden och processer i en föränderlig omvärld.

Hur hanterar du ditt företags förutsättningar i den nuvarande omvärlden? Funderar du över vad den digitala transformationen innebär för dig och ditt företag?

Kontakta mig för ett första förutsättningslöst möte, där jag kan ge mina tankar på hur ni möter dagens omvärld.

Procrastination, the enemy of being creative?

Jun 3, 2016

Procrastination is the avoidance of doing a task which needs to be accomplished. It is the practice of doing more pleasurable things in place of less pleasurable ones, or carrying out less urgent tasks instead of more urgent ones, thus putting off impending tasks to a later time. (Wikipedia)

Recognize yourself?

I do.

This is a bat habit I’ve been working to break, it’s been a long journey and I haven’t full succeeded yet. You know when you’re working on that task that hasn’t a close due date, or maybe not a due date at all but it’s that thing that you need to fix. There’s no quick fix or immediate cure for this kind of behavior.

I’ve been seeing a coach since January this year and it’s been great. We’ve had our “exam” just this week. I did call him because I experienced myself to just go wherever someone needed me to go, there was no conscious choice what I should do next. Or so I thought. We did work through a few issues that I had and in the meantime I’ve found myself to break a bit of my procrastination habits.

Why do I talk about this?

There’s a short article in Psychology Today that states that everyone procrastinates sometimes, but 20 percent of people chronically avoid difficult tasks and deliberately look for distractions – which, unfortunately, are increasingly available.

You know those cats, on youtube?

Facebook? (got ya!)

Mail checking?

They further say in the article that they perform better under pressure, but more often than not that’s their way of justifying putting things off.

There’s supposed to be two types of people, starters and finishers. I consider myself a starter, it’s always fun with new projects, it feels fresh, it feels exciting. The upside of being a starter is that you get things going, but you need someone to assist you and complete the project. Although that’s not always the case with me, and surely not for every starter in this world.

But I thought that I performed better under pressure, and after the sessions with my coach, I’ve come to know me better, got tools to work on myself.

If you don’t want to see a coach, if you think you are a procrastinator. Consider the following articles suggested by Psychology Today. The last one is maybe one of my favorite advice, do nothing.

How to do nothing. Start practicing when you commute to work, no email checking, no facebook, no music, no books. Just. Do. Nothing. Maybe you get eye contact with a stranger, it’s not that dangerous, promise. Shake away that itch of “just checking this on my smartphone”. Let your mind rest, and wander.

When you’re starting to get comfortable with doing nothing from home, try start doing it at home. When you’re eating breakfast (although, that’s doing something) avoid reading the news, or watching the news if you have a tv close. Just. Eat.

When you get home from work, stop for a second (if it’s possible, maybe you’re fetching your kid at kindergarten, I know what it’s about). But if you can, stop. Sit down and do: nothing.

The upside of this exercise is that you’ll probably find yourself more creative. I usually “do nothing” when I drive somewhere. I focus on what’s going on around me instead of listening to books or radio or music. I do let my thoughts wander and ends up solving problems or getting new ideas. I do get more creative, do see more possibilities.

Do you procrastinate? Or do you want to talk about creativity or productivity? I’ll buy you a coffe!

Vad du ska tänka på om du funderar på att byta affärssystem

Maj 27, 2016

Visma har på sin blogg publicerat artikeln ”Sju saker att tänka på innan du ska byta affärssystem” vilket är en bra grund att utgå från om man verkligen tänker byta affärsystem.

I grunden är det bra tips och tankar, men vad ni först ska fundera över: behöver ni verkligen byta affärssystem?

Det är inte ovanligt att olika leverantörer av affärssystem publicerar just denna typen av ”artiklar” eller blogginlägg. De är intresserade av att du byter affärsystem, eftersom det medför lite olika saker, som innebär intäkter för dem och är kostnadsdrivare för dig:

  • Du behöver analysera dina behov
  • Du behöver göra en upphandling
  • Du behöver uppgradera eller byta ut dina licenser
  • Du behöver anlita konsulter
  • Du behöver avsätta tid hos din personal för projektet

Att byta affärssystem innebär egentligen att du byter gränssnitt på en bakomliggande datastruktur. Idag är de flesta affärssystem ganska lika, en smör-och-bröd funktion helt enkelt. De olika affärssystemen kan i grunden samma saker: hålla reda på lager, sköta inköpsförslag, hålla reda på kunder och försäljningar och till sist bokföra transaktionerna. Det som vanligen skiljer dem åt är att de är specialiserade på olika branscher, eller så ligger det en anpassning på ett standardsystem för just din bransch.

Vad jag nu kommer säga är något som även det kommer medföra kostnadsdrivare enligt punkterna ovan, med en viss skillnad:

Behåll de delar av affärssystemet som faktiskt fungerar för just er verksamhet

Däremot kan projektet i sig upplevas som större eftersom ni behöver dels komplettera den del av affärssystemet som inte uppfyller era krav, dels behöver ni koppla ihop ert affärssystem med den nya komponenten som uppfyller era krav.

Vad jag menar är att istället för att byta ut ert system för att det exempelvis saknar påfyllnadsfunktion med säsongsvariationer så letar ni efter ett system som är kompetent på just det. Sen integrerar ni den nya komponenten med ert befintliga affärssystem. Det kanske är så att logistiken fungerar tillfredsställande i ert befintliga system och ekonomiavdelningen tycker ekonomifunktionerna och arbetssättet är toppen, då finns det ingen anledning att göra ett stort projekt och kasta ut hela nuvarande affärssystem.

På samma sätt kan ni tänka med övriga komponenter: lagerstyrning och plock (SCM, WMS), orderhantering, ekonomistyrning, uppföljning (BI), kunduppföljning (CRM), leverantörsfakturor (EFH).

Det finns idag så väldigt bra externa komponenter som många gånger slår ett affärssystem på fingrarna när det kommer till specialiserade moduler. Det finns även väldigt kompetenta integrationsplattformar som hjälper till att transportera informationen mellan de olika komponenterna.

Ni vinner kontroll, minskade kostnader i framtida projekt vid byte av komponenter och ni blir mer flexibla för att möta framtidens krav.

Så lyckas ni med projektet

Visma har radat upp sju saker som gör att du lyckas med projektet, de är bra, men jag skulle vilja göra några justeringar:

  1. Tänk större detaljer, tänk vision: ”Var vill vi som företag vara om X år?”. Visma tycker ni ska se var ni ska vara om tre år, ni behöver lägga på några år här. Ett införandeprojekt tar allt mellan 1 månad och flera år, beroende på komplexitet. Innan dess ska ni ha gjort en upphandling och en avtalsförhandling samt förstudie, denna tid kommer äta av de tre år som ni satt som vision. Ni behöver tänka först på var ni behöver vara när systemet är infört, det blir basen för kravställningen, sen ska ni tänka stort och fler än tre år framåt för att kunna leva med systemet och systemleverantören under lång tid.
  2. Ni ska vara öppna och mottagliga för förslag, titta på best of breed i er bransch. Det kanske finns andra branscher ni kan lära av?
  3. Ni ska inte bara vara redo för förändring, ni ska vara i behov av förändring. Förankra allt nedåt i leden, motivera era medarbetare att detta kommer bli något bra. Förändringsmotstånd ska inte underskattas.
  4. Det kommer krävas tid och kraft att genomföra denna förändring, det kommer också krävas intern försäljning av den som sitter i ledningen.
  5. Se till att få med de eventuella informella ledare som finns i organisationen.
  6. Skilj på must-have och nice-to-have. Nice-to-have är oftast kostnadsdrivare och de som kan fälla ett projekt. Se till att få en leverans och gör sedan förbättringar på grundleveransen.
  7. Företag som inför ett nytt system vill oftast ha det levererat igår. Ha respekt för att det kommer behövas engagemang och tid. Tester är viktigt för att minimera otrevliga överraskningar vid produktionssättning.

Hur gör jag?

Du bokar en kaffe med mig så kan vi bolla tankar kring just era behov.

Why use standards?

Apr 28, 2016

Every now and then I encounter the use of standards, or rather, I do recommend the use of standards. This is based on experience and if you use standards in your implementations, especially in integrations.

The kind of standards discussed here is how your data is defined in integration between two systems.

So why should you use them?

Ease of change

This is the number one argument I use. If you have a well-known and established way to communicate, you probably can exchange one integrated system for another with greater ease.

Reduction of cost

With standards used in interchange of data you reduce the cost of integration in the long run. If you use a standard in your integration, the probability is higher that a receiving organization already have this standard implemented and the implementation time is reduced, testing can be smoother and the cost is lowered.

Readability

Well, readable is maybe not the correct definition. But if you use a standard, for example GS1, there are already definitions for the data fields and therefore you don’t have to translate field definitions between systems. Compare this with a custom definition of fields, the probability is high that you have to explain why the fields are used and what data they are supposed to carry.

Companies embrace standards

As more and more companies embrace standards, more integrations will be standardized. And therefore you can connect to more systems in a quicker way to reduced cost.

As an example Google drives the use of standards if you’d like to be listed on Google Shopping. As of May 16, 2016 all products listed that has a Global Trade Item Number (GTIN) must include this in the feed, or else those items will be disapproved.

Contact me to discuss your needs to simplify and reduce your integration costs.

The bug in the MailMessage subject

Apr 25, 2016

I’m using Mandrill as the mail sender system for my site kurslitteratur.se. From time to time I’ve received support cases from the users stating that their emails never get delivered to the recipient.

At that time, I investigated the logs on the site, where no errors show up. I also consulted the logs in the Mandrill system, with no luck. It seems that I’ve been digging at the wrong place the whole time. The mails didn’t get delivered, even though the log messages was written to the success-log.

And it wasn’t Mandrill.

The response from the Mandrill sending system, found in the API logs:

[
	{
		"email": "first.last@recipients.mail.com",
		"status": "rejected",
		"_id": "601f51e7047a4a51988cc545a0f96c93",
		reject_reason": "invalid-sender"
	}
]

Invalid sender? All the mails that is delivered successfully used the same sender, odd behavior. Said and done, a conversation with Mandrill support pointed me in the right direction.

There is a bug in the .NET-framework. And I’m using version 4.6.

In short, the specification states a maximum length of the subject line, or otherwise use line breaks. As .NET by default encodes in UTF-8 and base 64 sometimes a line break shows up in the middle of a character and that’s what causing the invalid-sender error.

The workaround is to set the subject encoding to ISO-8859-1 by using Encoding.GetEncoding(28591). Who knows what problems that might hold in regards of mail clients.

An extensive discussion regarding this issue can be found at https://social.msdn.microsoft.com/Forums/vstudio/en-US/4d1c1752-70ba-420a-9510-8fb4aa6da046/subject-encoding-on-smtpclientmailmessage?forum=wcf

And if you’re interested, a deeper discussion regarding encodings can be found at http://csharpindepth.com/Articles/General/Unicode.aspx