Visma har på sin blogg publicerat artikeln ”Sju saker att tänka på innan du ska byta affärssystem” vilket är en bra grund att utgå från om man verkligen tänker byta affärsystem.

I grunden är det bra tips och tankar, men vad ni först ska fundera över: behöver ni verkligen byta affärssystem?

Det är inte ovanligt att olika leverantörer av affärssystem publicerar just denna typen av ”artiklar” eller blogginlägg. De är intresserade av att du byter affärsystem, eftersom det medför lite olika saker, som innebär intäkter för dem och är kostnadsdrivare för dig:

  • Du behöver analysera dina behov
  • Du behöver göra en upphandling
  • Du behöver uppgradera eller byta ut dina licenser
  • Du behöver anlita konsulter
  • Du behöver avsätta tid hos din personal för projektet

Att byta affärssystem innebär egentligen att du byter gränssnitt på en bakomliggande datastruktur. Idag är de flesta affärssystem ganska lika, en smör-och-bröd funktion helt enkelt. De olika affärssystemen kan i grunden samma saker: hålla reda på lager, sköta inköpsförslag, hålla reda på kunder och försäljningar och till sist bokföra transaktionerna. Det som vanligen skiljer dem åt är att de är specialiserade på olika branscher, eller så ligger det en anpassning på ett standardsystem för just din bransch.

Vad jag nu kommer säga är något som även det kommer medföra kostnadsdrivare enligt punkterna ovan, med en viss skillnad:

Behåll de delar av affärssystemet som faktiskt fungerar för just er verksamhet

Däremot kan projektet i sig upplevas som större eftersom ni behöver dels komplettera den del av affärssystemet som inte uppfyller era krav, dels behöver ni koppla ihop ert affärssystem med den nya komponenten som uppfyller era krav.

Vad jag menar är att istället för att byta ut ert system för att det exempelvis saknar påfyllnadsfunktion med säsongsvariationer så letar ni efter ett system som är kompetent på just det. Sen integrerar ni den nya komponenten med ert befintliga affärssystem. Det kanske är så att logistiken fungerar tillfredsställande i ert befintliga system och ekonomiavdelningen tycker ekonomifunktionerna och arbetssättet är toppen, då finns det ingen anledning att göra ett stort projekt och kasta ut hela nuvarande affärssystem.

På samma sätt kan ni tänka med övriga komponenter: lagerstyrning och plock (SCM, WMS), orderhantering, ekonomistyrning, uppföljning (BI), kunduppföljning (CRM), leverantörsfakturor (EFH).

Det finns idag så väldigt bra externa komponenter som många gånger slår ett affärssystem på fingrarna när det kommer till specialiserade moduler. Det finns även väldigt kompetenta integrationsplattformar som hjälper till att transportera informationen mellan de olika komponenterna.

Ni vinner kontroll, minskade kostnader i framtida projekt vid byte av komponenter och ni blir mer flexibla för att möta framtidens krav.

Så lyckas ni med projektet

Visma har radat upp sju saker som gör att du lyckas med projektet, de är bra, men jag skulle vilja göra några justeringar:

  1. Tänk större detaljer, tänk vision: ”Var vill vi som företag vara om X år?”. Visma tycker ni ska se var ni ska vara om tre år, ni behöver lägga på några år här. Ett införandeprojekt tar allt mellan 1 månad och flera år, beroende på komplexitet. Innan dess ska ni ha gjort en upphandling och en avtalsförhandling samt förstudie, denna tid kommer äta av de tre år som ni satt som vision. Ni behöver tänka först på var ni behöver vara när systemet är infört, det blir basen för kravställningen, sen ska ni tänka stort och fler än tre år framåt för att kunna leva med systemet och systemleverantören under lång tid.
  2. Ni ska vara öppna och mottagliga för förslag, titta på best of breed i er bransch. Det kanske finns andra branscher ni kan lära av?
  3. Ni ska inte bara vara redo för förändring, ni ska vara i behov av förändring. Förankra allt nedåt i leden, motivera era medarbetare att detta kommer bli något bra. Förändringsmotstånd ska inte underskattas.
  4. Det kommer krävas tid och kraft att genomföra denna förändring, det kommer också krävas intern försäljning av den som sitter i ledningen.
  5. Se till att få med de eventuella informella ledare som finns i organisationen.
  6. Skilj på must-have och nice-to-have. Nice-to-have är oftast kostnadsdrivare och de som kan fälla ett projekt. Se till att få en leverans och gör sedan förbättringar på grundleveransen.
  7. Företag som inför ett nytt system vill oftast ha det levererat igår. Ha respekt för att det kommer behövas engagemang och tid. Tester är viktigt för att minimera otrevliga överraskningar vid produktionssättning.

Hur gör jag?

Du bokar en kaffe med mig så kan vi bolla tankar kring just era behov.